Introducción a la Gestión de Proyectos

¿Qué tienen en común el edificio más alto del mundo, el viaje a la luna, una película que rompe récords de taquilla y una boda? 
Que los tres son proyectos y ninguno hubiera sido posible sin un método de gestión. 
Para las organizaciones, los proyectos son un conjunto de actividades que producen un resultado concreto dentro de un plazo definido.

A diferencia de la operación diaria que se lleva a cabo en las empresas, los proyectos se caracterizan por: 

• Ser Únicos, es decir, cada proyecto sigue un proceso específico y se produce un resultado que, aunque puede ser similar, no veremos en otros proyectos.  Por ejemplo, al construir un puente sobre un río, debemos considerar la longitud, condiciones climáticas, leyes y reglamentos, recursos y contratiempos que no serán iguales en la construcción de otros puentes. 

• Tienen un carácter Temporal, que se refiere a que un proyecto no puede extenderse indefinidamente en el tiempo.  El resultado que se produce debe entregarse en un plazo razonable.

• El Equipo de trabajo es exclusivo, lo que significa que los colaboradores que participan en un proyecto normalmente trabajarán en proyectos diferentes más adelante. 

• Por otro lado, un proyecto tiene Flexibilidad, que le permitirá atender necesidades específicas y resolver dificultades que surgen sobre la marcha para cumplir con las expectativas del cliente. 

• Finalmente, a diferencia de la operación diaria en la cual ejecutamos un proceso continuamente, los proyectos terminan con la entrega de un producto concreto.

PMI y PMBOK 

A nivel mundial, existen dos certificaciones muy importantes y reconocidas en la gestión de proyectos que emite la organización Project Management Institute o PMI.

La certificación más completa es como Project Management Professional o PMP, la cual se otorga a los Directores de Proyectos con mayor experiencia y conocimiento en el campo. 

La segunda certificación es como Certified Associate in Project Management o CAPM, y es ideal para los directores de proyectos que no alcanzan a cubrir la experiencia que se requiere para ser PMP. 

Ambas certificaciones se basan en la Guía de los Fundamentos para la Gestión de Proyectos, o como se le conoce en inglés: Project Management Body of Knowledge o simplemente PMBOK. 

La guía del PMBOK reúne las mejores prácticas que pueden ser aplicadas en proyectos de empresas de cualquier tamaño sin importar el giro o actividad industrial o comercial.  

Actualmente se encuentra vigente la sexta edición de la guía del PMBOK, en la cual se desarrollan diez áreas de conocimientos que aseguran la adecuada implementación del proyecto para obtener los resultados planteados. 

Grupo de Procesos en la gestión de proyectos 

En línea con el proceso administrativo que consiste en Planear, Organizar, Dirigir y Controlar, (aparece en pantalla una flecha con etapas P, O, D, C) la gestión de proyectos a través del PMBOK plantea la realización del siguiente proceso:

Inicio -  El inicio se trata de formalizar una idea o intención en un planteamiento que sea fácilmente comunicable a través de un anteproyecto, presentación, dummy o modelo.

Planeación -  La planeación consiste en desarrollar presupuestos, cronogramas, planes de comunicación, hojas de ruta y otros elementos que permitirán gestionar cada aspecto del proyecto.

Ejecución -  Como su nombre lo dice, la ejecución implica la realización de los planes.

Monitoreo y Control -  El monitoreo y control es un proceso clave que se lleva a cabo durante la ejecución para asegurarse de que el plan se sigue correctamente y se toman medidas ante los contratiempos.

Cierre -  Por último, no basta con terminar el plan.  El cierre es importante para formalizar la entrega del proyecto y reunir la evidencia del trabajo realizado.

Estas fases no siempre están claramente delimitadas, dependiendo de la complejidad del proyecto, en ocasiones existirá un traslape entre ellas y en ocasiones será necesario regresar a fases anteriores para tomar en cuenta situaciones o imprevistos que afecten el desarrollo del proyecto.

Áreas de conocimiento 

Las diferentes áreas de conocimiento requieren herramientas y métodos particulares para planear, ejecutar y controlar las distintas variables de un proyecto. 

Veamos cada una de ellas:

Integración - La integración corresponde a la asignación de responsables dentro de la empresa que se encargarán de los aspectos clave del proyecto.

Alcance - El alcance define lo que es y lo que no es el proyecto.  Esto es de vital importancia para mantener claridad en las expectativas de los involucrados.

Cronograma - El tiempo no es algo que podamos controlar en un proyecto, lo que sí podemos hacer es utilizar herramientas para aprovecharlo y cumplir con los plazos comprometidos.

Costos - La gestión de costos nos permite mantener un gasto razonable y programar los pagos de acuerdo a las necesidades del proyecto.

Calidad - La gestión de la calidad se refiere al cumplimiento de las características exigidas por el cliente, así como de las normas vigentes.

Recursos - Los recursos humanos son muy importantes ya que un equipo de trabajo competente podrá resolver cualquier dificultad del proyecto.

Comunicaciones - La gestión de las comunicaciones es esencial para lograr una eficiente coordinación entre los distintos especialistas y equipos de trabajo.

Riesgos - La gestión de riesgos comprende un conjunto de herramientas y técnicas para prever situaciones que pueden afectar el desarrollo del plan del proyecto.

Adquisiciones - Por su parte, la gestión de adquisiciones permite identificar a los proveedores clave y asegurar el oportuno suministro de materiales.

Interesados - Respecto a los interesados, hay mucha gente que interviene en el proyecto. Es importante mediar entre los colaboradores, clientes, entidades reguladoras, directores de la empresa y representantes de la sociedad.

Todas las áreas de conocimiento se encuentran sumamente interrelacionadas y cuando realizamos una modificación en alguna de ellas, tenemos que revisar las implicaciones sobre el resto para que el proyecto sea exitoso.

También es importante señalar que cada proyecto es único, las herramientas que se aplican en cada área de conocimiento puede variar dependiendo de la complejidad y tamaño del proyecto.

Beneficios 

La gestión de proyectos asegura que exista un plan sólido sobre el cual un equipo de especialistas trabajen con objetivos en común.

Aún si surgen imprevistos, la guía del PMBOK le brinda a los directores de proyectos los medios necesarios para identificarlos y resolverlos para asegurar la continuidad del proyecto.

Además, la metodología, al ser un estándar alrededor de mundo, facilita el desarrollo de proyectos en cualquier lugar con técnicas que han probado ampliamente su efectividad.

Conclusión 

En conclusión, aunque ningún proyecto es perfecto, debemos abordar las distintas áreas de conocimientos a través de un método de gestión integral como el que plantea la guía del PMBOK para contar con los mejores elementos de análisis y control para tomar las mejores decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

Si prefieres revisar el video de este tema, lo puedes encontrar en mi canal:

Para citar esta página en formato APA

Moreno, J. (2021). Introducción a la Gestión de Proyectos. Recuperado el 9 de enero, 2021, de Blogspot.com página: https://qts-learning.blogspot.com/2021/01/introduccion-la-gestion-de-proyectos.html

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